par Vous conviez l’équipe à une réunion. Peu importe votre milieu de travail, «Encore un p’tit meeting!» accompagne soupirs et yeux en l’air… Ouf!
Pour plusieurs, les réunions sont une perte de temps. Puis comme vous le savez, le temps c’est de l’argent. Donc un mauvais retour sur investissement.
Avoir des réunions rentables; efficaces et efficientes, ça se planifie. Voici comment.
1.L’ordre du jour
Il doit être rédigé en lien avec l’objectif de la réunion et les résultats attendus. Envoyez-le avant la réunion, avec l’invitation. Utilisez toujours la même formule. Il facilite le référencement d’une réunion à l’autre. Assignez assez de temps pour les discussions, les réponses aux questions, ainsi que les remue-méninges.
2. L’invitation
Joignez-y les documents référencés. Ainsi, tous arriveront prêts à participer.
Invitez avec intention. Respectez l’emploi du temps des membres de votre équipe. N’invitez pas ceux qui n’ont rien à contribuer ou à décider. Les décideurs doivent être présents: en personne, au téléphone ou en visioconférence.
3. Les interruptions
Quand un participant s’écarte de l’ordre du jour, «stationnez» cet écart sur une note autocollante ou sur le tableau, bien à la vue de tous. Annoncez que si le temps le permet, cette idée sera adressée, après les points sur l’ordre du jour. Encouragez le participant à inclure ce point dans le prochain ordre du jour. Utilisez un sablier pour maintenir le temps assigné ou encore un bâton de la parole; seule la personne qui le détient peut parler. Puis, pour ceux qui s’éternisent, placez un cadran avec un compte à rebours, bien en vue de tous. Regardez-le, regardez le participant et l’ordre du jour. Sans mot, votre message non verbal sera clair.
4. Les retards
Respectez et reconnaissez ceux qui sont ponctuels. Une fois l’heure annoncée arrivée, commencez, ne vous arrêtez pas, ne recommencez surtout pas et ne récapitulez pas.
Si vous avez des retardataires; jouez à «passe la tablette». Passez cérémonieusement l’ordre du jour et la prise notes à la dernière personne qui franchit la porte. À tour de rôle, les autres qui arrivent en retard se voient remettre la cérémoniale tablette pour automatiquement devenir le preneur de notes. Le nouveau preneur de notes se rattrape sur le statut de la réunion, en lisant les notes sur la tablette. En prime, vous n’avez plus à répondre à «Qu’est-ce que j’ai manqué?»
5. La techno
Annoncez vos attentes concernant les gadgets technologiques: téléphones intelligents et compagnie dans l’invitation. Faites-le encore au début de la réunion. De plus en plus de réunions ont la mention «zone sans techno». C’est plus productif. Pensez-y.
6. Surprise!
Brisez la monotonie. Piquez la curiosité! Débutez à une heure non conventionnelle: 9h07, puis commencez pile-poil. Pour des rencontres de quatre personnes ou moins, faites le tour du patelin en marchant. Réservez une salle dans un musée. Servez du chocolat chaud avec le café. Préparez un bar à bonbons. Impliquez les autres en faisant appel aux experts présents.
7. La conclusion
Gérez bien le temps assigné. Terminez quelques minutes avant la fin désignée. Tout le monde sera enchanté du temps de ces quelques minutes pour se rafraîchir, téléphoner ou taper quelques courriels.
En suivant ces consignes, vos réunions seront dorénavant un excellent retour sur investissement.
Vous avez une situation délicate? Écrivez-moi. Je vous répondrai. Et selon, la situation, elle pourrait être le sujet d’un futur billet et aider d’autres lecteurs.
